Thủ tục đăng ký thay đổi vốn điều lệ được thực hiện tại Phòng Đăng ký kinh doanh khi doanh nghiệp có sự điều chỉnh tăng hoặc giảm vốn điều lệ đã đăng ký và được ghi nhận trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Có rất nhiều trường hợp tăng vốn điều lệ – giảm vốn điều lệ khác nhau phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp và tình hình thực tế của doanh nghiệp. Vậy, thủ tục đăng ký thay đổi vốn điều lệ cần chuẩn bị những hồ sơ gì, tiến hành trong bao lâu và cần lưu ý những gì? Trong bài viết dưới đây, TKT Legal sẽ tổng hợp các thông tin liên quan đến thủ tục đăng ký thay đổi vốn điều lệ để quý doanh nghiệp, quý khách hàng hiểu rõ trước khi tiến hành.
Thủ tục đăng ký thay đổi vốn điều lệ đối với trường hợp tăng vốn điều lệ
Thời điểm tăng vốn điều lệ
Căn cứ Điều 30 Luật doanh nghiệp 2020: “Doanh nghiệp chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.”
Như vậy, trong trường hợp tăng vốn điều lệ thi doanh nghiệp sẽ phải thay đổi thực hiện góp vốn trước (tăng vốn), sau đó mới làm thủ tục đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với Phòng Đăng ký kinh doanh.
Các trường hợp tăng vốn điều lệ
– Đối với công ty TNHH một thành viên: Khoản 1 Điều 87 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định công ty TNHH một thành viên tăng vốn điều lệ trong 02 trường hợp: chủ sở hữu công ty góp thêm vốn hoặc huy động thêm vốn góp của người khác.
– Đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên: Khoản 1 Điều 68 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định công ty TNHH 2 thành viên trở lên có thể tăng vốn trong 02 trường hợp: Tăng vốn góp của thành viên hoặc tiếp nhận thêm vốn góp của thành viên mới.
– Đối với công ty cổ phần: Theo quy định tại Thông tư 19/2003/TT-BTC vốn điều lệ của công ty cổ phần được điều chỉnh tăng trong các trường hợp:
+ Phát hành cổ phiếu mới để huy động thêm vốn theo quy định của pháp luật, kể cả trường hợp cơ cấu lại nợ của doanh nghiệp theo hình thức chuyển nợ thành vốn góp cổ phần theo thoả thuận giữa doanh nghiệp và các chủ nợ;
+ Chuyển đổi trái phiếu đã phát hành thành cổ phần: Việc tăng vốn điều lệ chỉ được thực hiện khi đã đảm bảo đủ các điều kiện để trái phiếu chuyển đổi thành cổ phần theo qui định của pháp luật và phương án phát hành trái phiếu chuyển đổi;
+ Thực hiện trả cổ tức bằng cổ phiếu;
+ Phát hành cổ phiếu mới để thực hiện sáp nhập một bộ phận hoặc toàn bộ doanh nghiệp khác vào công ty;
+ Kết chuyển nguồn thặng dư vốn để bổ sung tăng vốn điều lệ.
Sau khi hoàn thành tăng vốn điều lệ trên thực tế, doanh nghiệp thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi vốn điều lệ của doanh nghiệp theo đúng số vốn đã tăng.
Thủ tục tăng vốn điều lệ công ty
Bước 1: Nộp hồ sơ tăng vốn điều lệ
Doanh nghiệp gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh, Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đã đăng ký theo mẫu Phụ II-1 Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
Kèm theo Thông báo trên cần phải có Quyết định và Biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần; Quyết định của chủ sở hữu công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc thay đổi vốn điều lệ.
Bước 2: Nhận kết quả hồ sơ tăng vốn điều lệ công ty
Khi nhận được hồ sơ nộp online thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh tiếp nhận và phản hồi Giấy biên nhận online đến tài khoản nộp hồ sơ. Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ xử lý trong thời hạn 03 ngày làm việc và phản hồi về kết quả hồ sơ để doanh nghiệp tiếp tục thực hiện theo hướng dẫn.
Thủ tục đăng ký thay đổi vốn điều lệ đối với trường hợp giảm vốn điều lệ
Các trường hợp giảm vốn điều lệ công ty
– Giảm vốn điều lệ công ty TNHH một thành viên
Căn cứ quy định tại khoản 3 Điều 87 Luật Doanh nghiệp 2020 Công ty TNHH một thành viên được giảm vốn điều lệ trong hai trường hợp sau:
+ Hoàn trả một phần vốn góp cho chủ sở hữu công ty nếu công ty đã hoạt động kinh doanh liên tục từ 02 năm trở lên kể từ ngày đăng ký thành lập doanh nghiệp và bảo đảm thanh toán đủ các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác sau khi đã hoàn trả phần vốn góp cho chủ sở hữu công ty
+ Vốn điều lệ không được chủ sở hữu công ty thanh toán đầy đủ và đúng hạn theo quy định tại Khoản 3 Điều 75 Luật Doanh nghiệp 2020.
– Giảm vốn điều lệ công ty TNHH 2 thành viên trở lên
Căn cứ quy định tại khoản 3 Điều 68 Luật Doanh nghiệp 2020, Công ty TNHH 2 thành viên trở lên được giảm vốn điều lệ theo một trong các hình thức sau:
+ Hoàn trả một phần vốn góp cho thành viên theo tỷ lệ phần vốn góp của họ trong vốn điều lệ của công ty nếu đã hoạt động kinh doanh liên tục từ 02 năm trở lên kể từ ngày đăng ký thành lập doanh nghiệp và bảo đảm thanh toán đủ các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác sau khi đã hoàn trả cho thành viên;
+ Công ty mua lại phần vốn góp của thành viên theo quy định tại Điều 51 Luật Doanh nghiệp 2020;
+ Vốn điều lệ không được các thành viên thanh toán đầy đủ và đúng hạn theo quy định tại Điều 47 Luật Doanh nghiệp 2020.
– Giảm vốn điều lệ công ty cổ phần
Công ty cổ phần có thể thực hiện giảm vốn điều lệ theo các hình thức sau:
+ Giảm vốn do không được các cổ đông thanh toán số cổ phần đã đăng ký mua khi đăng ký doanh nghiệp đầy đủ và đúng hạn
Do vốn điều lệ tại thời điểm đăng ký thành lập doanh nghiệp của công ty cổ phần là tổng giá trị mệnh giá cổ phần đã được đăng ký mua và được ghi trong Điều lệ của công ty. Trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày công ty nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, các cổ đông phải thanh toán đủ số cổ phần đã đăng ký mua. Trường hợp hết thời hạn thanh toán đó mà cổ đông không thanh toán đủ số cổ phần đã đăng ký mua thì công ty phải đăng ký điều chỉnh vốn điều lệ bằng giá trị mệnh giá số cổ phần đã được thanh toán đủ và thay đổi cổ đông sáng lập trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày kết thúc thời hạn phải thanh toán đủ số cổ phần đã đăng ký mua theo quy định (tức là sau 90 ngày kể từ ngày công ty nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp). (Điểm d khoản 3 Điều 113 Luật Doanh nghiệp 2020)
+ Giảm vốn theo quyết định của Đại hội đồng cổ đồng
Theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông, công ty hoàn trả một phần vốn góp cho cổ đông theo tỷ lệ sở hữu cổ phần của họ trong công ty với điều kiện: Công ty đã hoạt động kinh doanh liên tục trong hơn 02 năm, kể từ ngày đăng ký doanh nghiệp và bảo đảm thanh toán đủ các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác sau khi đã hoàn trả cho cổ đông. (Điểm a khoản 5 Điều 112 Luật Doanh nghiệp 2020)
Bên cạnh đó, theo quy định tại điểm g khoản 2 Điều 138 Luật Doanh nghiệp 2020, Đại hội đồng cổ đông có quyền quyết định mua lại trên 10% tổng số cổ phần đã bán của mỗi loại.
+ Giảm vốn do công ty mua lại số cổ phần đã phát hành
Trường hợp 1: Mua lại cổ phần theo yêu cầu của cổ đồng (Điều 132 Luật Doanh nghiệp 2020)
Công ty có thể mua lại cổ phần khi: Cổ đông đã biểu quyết không thông qua nghị quyết về việc tổ chức lại công ty hoặc thay đổi quyền, nghĩa vụ của cổ đông quy định tại Điều lệ công ty có quyền yêu cầu công ty mua lại cổ phần của mình. Yêu cầu phải bằng văn bản, trong đó nêu rõ tên, địa chỉ của cổ đông, số lượng cổ phần từng loại, giá dự định bán, lý do yêu cầu công ty mua lại. Yêu cầu phải được gửi đến công ty trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày Đại hội đồng cổ đông thông qua nghị quyết về các vấn đề quy định tại khoản này. Công ty phải mua lại cổ phần theo yêu cầu của cổ đông quy định tại khoản 1 Điều này với giá thị trường hoặc giá được tính theo nguyên tắc quy định tại Điều lệ công ty trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu. Trường hợp không thỏa thuận được về giá thì các bên có thể yêu cầu một tổ chức thẩm định giá định giá. Công ty giới thiệu ít nhất 03 tổ chức thẩm định giá để cổ đông lựa chọn và lựa chọn đó là quyết định cuối cùng.
Trường hợp 2: Mua lại cổ phần theo quyết định của công ty (Điều 133 Luật Doanh nghiệp 2020)
Theo đó, công ty có quyền mua lại không quá 30% tổng số cổ phần phổ thông đã bán, một phần hoặc toàn bộ cổ phần ưu đãi cổ tức đã bán. Trong đó: Hội đồng quản trị có quyền quyết định mua lại không quá 10% tổng số cổ phần của từng loại đã được chào bán trong 12 tháng. Trường hợp khác, việc mua lại cổ phần do Đại hội đồng cổ đông quyết định;
Hội đồng quản trị quyết định giá mua lại cổ phần. Đối với cổ phần phổ thông, giá mua lại không được cao hơn giá thị trường tại thời điểm mua lại, trừ trường hợp quy định tại khoản 3 Điều này.
Đối với cổ phần loại khác, nếu Điều lệ công ty không quy định hoặc công ty và cổ đông có liên quan không có thỏa thuận khác thì giá mua lại không được thấp hơn giá thị trường;
Công ty có thể mua lại cổ phần của từng cổ đông tương ứng với tỷ lệ cổ phần của họ trong công ty. Trường hợp này, quyết định mua lại cổ phần của công ty phải được thông báo bằng phương thức bảo đảm đến được tất cả cổ đông trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày quyết định đó được thông qua. Thông báo phải có tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty, tổng số cổ phần và loại cổ phần được mua lại, giá mua lại hoặc nguyên tắc định giá mua lại, thủ tục và thời hạn thanh toán, thủ tục và thời hạn để cổ đông chào bán cổ phần của họ cho công ty.
Cổ đông đồng ý bán lại cổ phần phải gửi chào bán cổ phần của mình bằng phương thức bảo đảm đến được công ty trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày thông báo. Chào bán phải có họ, tên, địa chỉ thường trú, số Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của cổ đông là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số quyết định thành lập, địa chỉ trụ sở chính của cổ đông là tổ chức; số cổ phần sở hữu và số cổ phần chào bán; phương thức thanh toán; chữ ký của cổ đông hoặc người đại diện theo pháp luật của cổ đông. Công ty chỉ mua lại cổ phần được chào bán trong thời hạn nói trên.
Hồ sơ đăng ký thay đổi giảm vốn điều lệ công ty
Tương tự như tăng vốn điều lệ, tuy nhiên doanh nghiệp phải cam kết bảo đảm thanh toán đủ các khoản nợ và các nghĩa vụ tài sản khác sau khi giảm vốn. Do đó, kèm theo Thông báo đăng ký thay đổi vốn điều lệ phải có Báo cáo tài chính của công ty tại kỳ gần nhất với thời điểm quyết định giảm vốn điều lệ.
Báo cáo tài chính phải đảm bảo tiền mặt đủ để hoàn trả vốn góp cho các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác liên quan đến hoạt động của công ty cổ phần.
Đối với công ty có phần vốn sở hữu nước ngoài chiếm trên 50%, báo cáo tài chính phải được xác nhận của kiểm toán độc lập. Lưu ý: khi đăng ký giảm vốn điều lệ đối với doanh nghiệp kinh doanh ngành, nghề có điều kiện về vốn pháp định thì doanh nghiệp chỉ được đăng ký giảm vốn điều lệ nếu mức vốn đăng ký sau khi giảm không thấp hơn mức vốn pháp định áp dụng đối với ngành, nghề đó. Trường hợp doanh nghiệp đăng ký thay đổi vốn thấp hơn mức vốn pháp định đối với ngành nghề đó thì đồng thời doanh nghiệp phải đăng ký thay đổi (xóa bỏ) ngành nghề kinh doanh đó.
Trên đây là tổng hợp các nội dung liên quan đến thủ tục đăng ký thay đổi vốn điều lệ của doanh nghiệp mà TKT Legal tổng hợp để quý doanh nghiệp tham khảo và thực hiện. Thực tế, thủ tục này đòi hỏi sự tính toán, nghiên cứu kỹ lưỡng để đảm bảo thực hiện đúng các vấn đề khác liên quan như: chuyển đổi loại hình doanh nghiệp, điều chỉnh tờ khai lệ phí môn bài và một số nội dung quan trọng tại các biên bản họp, quyết định. Trong trường hợp quý doanh nghiệp, quý khách hàng cần được tư vấn và hỗ trợ thực hiện bởi một đơn vị dịch vụ pháp lý chuyên nghiệp để hồ sơ đăng ký thay đổi vốn điều lệ được chính xác và nhanh chóng vui lòng liên hệ TKT Legal thông qua các kênh dưới đây.
Hotline: 0848.542.542
• Tiếng Việt: 0399.734.737
• Tiếng Trung: 0937.785.455
Email: tktcompany.vn@gmail.com
Tham khảo thêm các bài viết Tư vấn doanh nghiệp của chúng tôi tại https://tktlegal.vn/tu-van-doanh-nghiep/.
Ngoài ra, TKT còn cung cấp dịch vụ môi giới bất động sản công nghiệp, liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua hotline hoặc tham khảo thêm tại https://tktland.vn/và https://tktcompany.vn/.
Để được tư vấn trực tiếp, quý khách hàng đến văn phòng làm việc TKT tại https://maps.app.goo.gl/PrmQFEd7RsXNw7957.
